Sąskaita faktūra: Išsamus gidas nuo A iki Ž – viskas, ką reikia žinoti kiekvienam verslininkui

Sąskaita faktūra – tai ne tik paprastas popieriaus lapas ar skaitmeninis failas. Tai kertinis bet kurio verslo dokumentas, oficialus sandorio liudijimas, apskaitos pagrindas ir mokesčių administratoriaus įrankis. Nuo smulkaus amatininko iki stambios korporacijos – kiekvienas, vykdantis ekonominę veiklą, anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe išrašyti ar gauti šį dokumentą. Tačiau ar tikrai visi gerai suprantame, kas tai yra, kokia jo reikšmė ir kokie reikalavimai jam keliami? Šiame išsamiame gide panirsime į sąskaitų faktūrų pasaulį, atskleisime visas subtilybes, praktinius patarimus ir naujausias tendencijas, kad šis dokumentas jums keltų ne galvos skausmą, o taptų efektyviu verslo valdymo įrankiu.

Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji tokia svarbi?

Paprasčiausiais žodžiais tariant, sąskaita faktūra (dažnai trumpinama kaip SF) yra dokumentas, kuriuo pardavėjas (paslaugos teikėjas) reikalauja, kad pirkėjas (paslaugos gavėjas) sumokėtų už pateiktas prekes ar suteiktas paslaugas. Tačiau jos svarba yra kur kas didesnė. Pažvelkime į pagrindines jos funkcijas:

• Teisinis sandorio įrodymas: Teisiniu požiūriu, tinkamai išrašyta ir abiejų šalių priimta sąskaita faktūra yra sutarties įvykdymo įrodymas. Kilus ginčui dėl apmokėjimo, prekių kiekio ar paslaugų kokybės, šis dokumentas tampa pagrindiniu įrodymu teisme ar kitose institucijose.
• Buhalterinės apskaitos pagrindas: Buhalterijoje jokia operacija negali būti atlikta be ją pagrindžiančio dokumento. Sąskaita faktūra yra pirminis apskaitos dokumentas, kurio pagrindu registruojamos pajamos (pardavėjui) ir sąnaudos (pirkėjui), apskaičiuojami mokesčiai. Be jos neįmanoma tvarkyti įmonės finansų.
• Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) apskaita: PVM mokėtojams sąskaita faktūra yra gyvybiškai svarbi. Pagal pardavimo sąskaitas faktūras apskaičiuojamas mokėtinas į biudžetą PVM, o pagal pirkimo – atskaitomas pirkimo PVM. Būtent todėl PVM sąskaitoms faktūroms keliami itin griežti rekvizitų reikalavimai.
• Debitorių ir kreditorių valdymas: Įmonėms sąskaitos faktūros leidžia sekti, kas ir kiek joms yra skolingas (debitorinis įsiskolinimas) ir kam bei kiek jos yra skolingos (kreditorinis įsiskolinimas). Tai padeda efektyviai valdyti pinigų srautus ir planuoti finansus.
• Verslo analizės įrankis: Analizuojant išrašytų sąskaitų duomenis (kokiems klientams, kokios prekės/paslaugos, kokiais kiekiais ir už kokią kainą parduodamos), galima gauti neįkainojamos informacijos apie verslo tendencijas, populiariausias prekes, stambiausius klientus ir priimti strategiškai svarbius sprendimus.

Sąskaitų faktūrų tipai: kada kokią naudoti?

Nors bendras principas panašus, egzistuoja keli sąskaitų faktūrų tipai, pritaikyti skirtingoms situacijoms. Svarbu žinoti, kada kurį naudoti.

1. PVM sąskaita faktūra

Tai labiausiai paplitęs ir griežčiausiai reglamentuotas tipas. Ją išrašyti privalo visi juridiniai ir fiziniai asmenys, įsiregistravę PVM mokėtojais, kai jie parduoda prekes ar teikia paslaugas kitiems apmokestinamiesiems asmenims (t. y., kitoms įmonėms ar PVM mokėtojams fiziniams asmenims). Taip pat ji išrašoma ir ne PVM mokėtojams, jei jie to pageidauja. Šioje sąskaitoje privaloma nurodyti PVM tarifą, PVM sumą ir kitus Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatyme numatytus rekvizitus.

2. Sąskaita faktūra (ne PVM)

Asmenys, kurie nėra PVM mokėtojai (pavyzdžiui, smulkios įmonės, kurių pajamos neviršija 45 000 eurų per metus, ar individualią veiklą vykdantys asmenys, nepasirinkę registruotis PVM mokėtojais), išrašo paprastą sąskaitą faktūrą. Joje PVM tarifas ir suma nenurodomi. Vietoj PVM kodo nurodomas įmonės kodas arba individualios veiklos pažymos numeris. Nors reikalavimai šiek tiek laisvesni, pagrindiniai rekvizitai vis tiek yra būtini.

3. Išankstinė sąskaita faktūra (Pro forma)

Šis dokumentas nėra tikroji sąskaita faktūra ir neturi teisinės galios buhalterinėje apskaitoje. Tai yra tarsi pasiūlymas arba pranešimas pirkėjui apie būsimą mokėjimą. Išankstinė sąskaita dažniausiai išrašoma, kai prašoma avansinio mokėjimo už prekes ar paslaugas. Gavus apmokėjimą pagal išankstinę sąskaitą, pardavėjas privalo išrašyti jau tikrą PVM sąskaitą faktūrą arba sąskaitą faktūrą, kurioje fiksuojamas avanso gavimo faktas.

4. Kreditinė sąskaita faktūra

Šis dokumentas išrašomas, kai reikia koreguoti anksčiau išrašytą sąskaitą faktūrą. Dažniausios priežastys – prekių grąžinimas, suteikta nuolaida po pardavimo, rastas brokas ar tiesiog klaida pirminėje sąskaitoje. Kreditinė sąskaita faktūra išrašoma su neigiamais (minusiniais) kiekiais ir sumomis, taip sumažinant pirminės sąskaitos vertę ir pirkėjo įsiskolinimą. Ji yra neatsiejama nuo pirminės sąskaitos ir turi turėti nuorodą į ją.

5. Debetinė sąskaita faktūra

Tai retesnis, priešingas kreditinei sąskaitai dokumentas. Jis išrašomas, kai reikia padidinti pirminės sąskaitos sumą. Pavyzdžiui, jei buvo neteisingai apskaičiuota kaina ir reikia, kad pirkėjas sumokėtų papildomai. Kaip ir kreditinė, debetinė sąskaita turi būti susieta su pradiniu dokumentu.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai: kad VMI neprikibtų

Tiek Buhalterinės apskaitos, tiek PVM įstatymai nustato privalomus rekvizitus, kurie turi būti nurodyti sąskaitoje faktūroje. Jų nebuvimas gali lemti tai, kad pirkėjas negalės atskaityti pirkimo PVM, o pardavėjui gali grėsti baudos. Įsitikinkite, kad jūsų sąskaitose visada yra:

• Dokumento pavadinimas: „SĄSKAITA FAKTŪRA” arba „PVM SĄSKAITA FAKTŪRA”.
• Išrašymo data.
• Serija ir numeris: Unikalus, eilės tvarka priskiriamas numeris, leidžiantis identifikuoti kiekvieną sąskaitą.
• Pardavėjo duomenys: Pavadinimas, juridinio asmens kodas (arba individualios veiklos pažymos numeris), PVM mokėtojo kodas (jei PVM mokėtojas), adresas.
• Pirkėjo duomenys: Pavadinimas, juridinio asmens kodas, PVM mokėtojo kodas (jei jis PVM mokėtojas ir nori atskaityti PVM), adresas.
• Prekių ar paslaugų pavadinimas: Aiškus ir konkretus aprašymas, leidžiantis suprasti, už ką mokama.
• Prekių ar paslaugų mato vienetas ir kiekis.
• Vieneto kaina (be PVM).
• Bendra suma (be PVM).
• PVM tarifas (tarifai): Standartinis 21%, lengvatiniai 9% ar 5%, arba 0%.
• PVM suma eurais.
• Bendra mokėtina suma (su PVM).
• Asmens, atsakingo už sąskaitos išrašymą, vardas, pavardė ir parašas (elektroninėms sąskaitoms taikomos išimtys).

Svarbu paminėti, kad nuo 2025 m. įsigaliosiantys e. sąskaitų sistemos reikalavimai gali įnešti papildomų privalomų laukų, susijusių su automatizuotu duomenų apdorojimu.

Elektroninės sąskaitos (e. sąskaitos) ir i.MAS sistema

Popierinės sąskaitos pamažu tampa praeitimi. Jas keičia elektroninės sąskaitos – struktūrizuoti duomenų failai (dažniausiai XML formatu), kurie gali būti automatiškai apdorojami tiek siuntėjo, tiek gavėjo apskaitos sistemose. Tai ne tas pats, kas PDF formato sąskaita, atsiųsta el. paštu. Tikroji e. sąskaita leidžia išvengti rankinio duomenų suvedimo, sumažina klaidų tikimybę ir ženkliai pagreitina procesus.

Lietuvoje vis labiau įsigali Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) Išmanioji mokesčių administravimo sistema (i.MAS). Viena jos dalių – e. sąskaitų faktūrų posistemis (i.SAF). Šiuo metu PVM mokėtojai privalo teikti VMI gautų ir išrašytų PVM sąskaitų faktūrų registrų duomenis. Tai reiškia, kad mokesčių administratorius mato didžiąją dalį sandorių tarp įmonių realiu laiku.

Ateityje planuojama pereiti prie privalomų e. sąskaitų visiems verslo subjektams (B2B ir B2G segmentuose). Tai reiškia, kad visos sąskaitos turės būti teikiamos per specialią platformą standartizuotu formatu. Nors tai pareikalaus pradinių investicijų į apskaitos sistemų atnaujinimą, ilgalaikėje perspektyvoje tai atneš naudos: skaidrumas, efektyvumas, sumažėjusi administracinė našta ir geresnis mokesčių surinkimas.

Praktiniai patarimai ir dažniausiai daromos klaidos

Norint, kad sąskaitų valdymas vyktų sklandžiai, verta atkreipti dėmesį į kelis praktinius aspektus ir vengti pasitaikančių klaidų.

Patarimai:

• Naudokite šablonus arba apskaitos programas: Neišradinėkite dviračio kiekvieną kartą. Naudokite paruoštus sąskaitų šablonus (pvz., Excel) arba, dar geriau, investuokite į buhalterinės apskaitos programą. Ji ne tik automatiškai priskirs numerius, bet ir apskaičiuos mokesčius bei leis patogiai sekti apmokėjimus.
• Nustatykite aiškius apmokėjimo terminus: Standartinis terminas dažnai būna 30 dienų, tačiau galite susitarti ir dėl trumpesnio (pvz., 14 dienų) ar ilgesnio. Aiškiai nurodykite terminą sąskaitoje.
• Būkite konkretūs aprašyme: Vietoj „Už paslaugas” rašykite „Interneto svetainės programavimo darbai pagal 2025-08-01 sutartį Nr. X”. Tai padės išvengti nesusipratimų ir palengvins auditą ateityje.
• Reguliariai tikrinkite debitorius: Nelaukite, kol skolos taps beviltiškos. Reguliariai peržiūrėkite neapmokėtas sąskaitas ir mandagiai priminkite klientams apie mokėjimą.
• Saugokite sąskaitas tinkamai: Pagal įstatymus, buhalterinius dokumentus, įskaitant sąskaitas faktūras, privaloma saugoti 10 metų. Užtikrinkite saugų ir prieinamą archyvą – tiek popierinį, tiek skaitmeninį.

Dažniausios klaidos:

• Neteisingi rekvizitai: Klaida įmonės kode, PVM kode ar adrese gali padaryti sąskaitą negaliojančia PVM atskaitai. Visada pasitikrinkite pirkėjo duomenis.
• Aritmetinės klaidos: Neteisingai sudauginta kaina, blogai apskaičiuotas PVM. Apskaitos programos padeda išvengti šių klaidų.
• Pamiršta serija ir numeris: Sąskaitos be unikalaus numerio yra negaliojančios. Numeracija turi būti nuosekli ir nepertraukiama.
• Vėluojantis išrašymas: Sąskaita turi būti išrašyta ne vėliau kaip iki kito mėnesio 15 dienos po paslaugos suteikimo ar prekių išsiuntimo. Vėlavimas gali užtraukti atsakomybę.
• Kreditinės sąskaitos išrašymas vietoj taisymo: Jei pirminė sąskaita dar neįtraukta į apskaitą ir PVM deklaracijas, kartais užtenka ją tiesiog anuliuoti ir išrašyti naują, teisingą. Tačiau jei ji jau deklaruota, būtina išrašyti kreditinę sąskaitą.

Apibendrinimas: sąskaita faktūra kaip sėkmingo verslo dalis

Sąskaita faktūra yra kur kas daugiau nei formalumas. Tai dokumentas, atspindintis jūsų verslo profesionalumą, finansinę drausmę ir atsakomybę. Tvarkingai, laiku ir pagal visus reikalavimus išrašomos sąskaitos ne tik užtikrina sklandų atsiskaitymą ir gerus santykius su klientais, bet ir apsaugo nuo nemalonumų su mokesčių administratoriumi.

Skaitmeninė transformacija neišvengiamai keičia ir šią sritį. Perėjimas prie e. sąskaitų ir integracija su i.MAS sistema atveria naujas galimybes efektyvinti verslo procesus, mažinti administracinę naštą ir didinti skaidrumą. Todėl kiekvienam verslininkui – tiek pradedančiajam, tiek patyrusiam – verta gilintis į sąskaitų faktūrų valdymo subtilybes, sekti naujoves ir diegti modernius sprendimus. Galiausiai, teisingai valdoma sąskaita faktūra tampa ne našta, o patikimu pagalbininku, padedančiu auginti ir stiprinti jūsų verslą.